Kaum ein Dokument wird bei Behörden so oft verlangt wie die Geburtsurkunde. Wer heiraten möchte, ein Kind anmeldet, sich einbürgern lässt, ein Visum beantragt oder eine Rente aus dem Ausland bezieht, muss sie fast immer vorlegen. Stammt die Urkunde aus einem anderen Land, kommt eine zweite Anforderung hinzu. Sie muss übersetzt werden, und zwar so, dass das Amt sie akzeptiert.

Wer seine Geburtsurkunde übersetzen lassen will, steht deshalb schnell vor praktischen Fragen. Wer darf übersetzen? Was bedeutet beglaubigt? Braucht es eine Apostille? Und wie lange dauert das Ganze?

Warum eine einfache Übersetzung nicht reicht

Deutsche Behörden verlangen bei ausländischen Urkunden in aller Regel eine beglaubigte Übersetzung. Diese darf nur ein Übersetzer anfertigen, der von einem deutschen Landgericht oder Oberlandesgericht allgemein beeidigt, ermächtigt oder öffentlich bestellt wurde. Er bestätigt mit Unterschrift und Stempel, dass die Übersetzung vollständig und richtig ist.

Eine selbst angefertigte Übersetzung oder eine Übersetzung durch Verwandte wird praktisch nie anerkannt. Auch Übersetzungs-Apps helfen hier nicht weiter, selbst wenn das Ergebnis sprachlich korrekt aussieht.

Was alles übersetzt werden muss

Eine Geburtsurkunde besteht oft aus mehr als nur Namen und Daten. Typische Bestandteile sind:

  • Angaben zum Kind, zu Eltern und manchmal Großeltern
  • Ort und Registernummer des Standesamts
  • Stempel, Siegel und Unterschriften
  • Randvermerke zu Namensänderungen, Adoption oder Vaterschaftsanerkennung
  • Apostille oder Legalisationsvermerk

Alle diese Elemente gehören in die Übersetzung. Fehlt etwa ein Randvermerk über eine spätere Namensänderung, passt die Urkunde womöglich nicht mehr zu Pass oder Heiratsurkunde. Das Standesamt wird dann nachfragen, und das Verfahren verzögert sich.

Apostille und Legalisation

Ob eine Apostille nötig ist, hängt vom Ausstellungsland ab. Staaten, die dem Haager Apostille-Übereinkommen beigetreten sind, versehen Urkunden mit einer Apostille. Bei anderen Ländern ist eine Legalisation durch die deutsche Auslandsvertretung erforderlich. Aktuelle Informationen dazu bietet das Auswärtige Amt.

Wichtig ist die Reihenfolge. In den meisten Fällen wird zuerst die Apostille auf dem Original angebracht und danach alles zusammen übersetzt. So ist auch die Apostille Teil der beglaubigten Übersetzung.

Typische Anlässe

Die Geburtsurkunde ist selten das einzige Dokument. Bei einer Eheschließung in Deutschland verlangt das Standesamt meist auch Ledigkeitsbescheinigungen und Meldebescheinigungen. Wer bereits im Ausland geheiratet hat und die Ehe hier eintragen lassen will, braucht zusätzlich eine beglaubigte Fassung der Heiratsurkunde. Es lohnt sich, auch die Heiratsurkunde übersetzen zu lassen, am besten gleich beim selben Übersetzer, damit Namen und Schreibweisen einheitlich bleiben.

Weitere häufige Anlässe sind:

  • Antrag auf Einbürgerung oder Aufenthaltstitel
  • Familiennachzug
  • Anmeldung eines im Ausland geborenen Kindes
  • Rentenanträge mit Versicherungszeiten im Ausland
  • Erbschaftsverfahren

Häufige Sprachen in Deutschland

Besonders oft werden Urkunden aus Polen, der Türkei, Rumänien, Syrien, Russland und der Ukraine übersetzt. Polen ist dabei ein gutes Beispiel für die Bedeutung von Fachwissen. Polnische Standesamtsurkunden gibt es als vollständige Abschrift und als Kurzauszug, und die Behörden verlangen je nach Verfahren unterschiedliche Versionen. Ein erfahrener Übersetzer Deutsch Polnisch kennt diese Unterschiede und weist Sie darauf hin, bevor es zu Problemen kommt.

Seit 2022 ist außerdem der Bedarf an ukrainischen Übersetzungen stark gestiegen. Viele Familien müssen Geburtsurkunden ihrer Kinder für Schule, Kita, Jobcenter oder Krankenkasse vorlegen.

Namen richtig übertragen

Ein besonders heikler Punkt ist die Schreibweise von Namen. Bei Urkunden in kyrillischer, arabischer oder griechischer Schrift gibt es oft mehrere Möglichkeiten der Transliteration. Deutsche Behörden orientieren sich häufig an der ISO-Norm oder an der Schreibweise im Reisepass.

Geben Sie dem Übersetzer deshalb immer eine Kopie Ihres Passes mit. So stellt er sicher, dass alle Dokumente dieselbe Schreibweise verwenden.

Kosten und Bearbeitungszeit

Die Kosten für eine beglaubigte Übersetzung einer Geburtsurkunde liegen je nach Sprache und Umfang meist im mittleren zweistelligen Bereich. Seltene Sprachen, handschriftliche Urkunden oder sehr umfangreiche Dokumente kosten etwas mehr. Die Bearbeitung dauert oft nur ein bis drei Werktage. Viele Anbieter bieten einen Eilservice an.

Beachten Sie, dass die beglaubigte Übersetzung in Papierform mit Originalunterschrift und Stempel verschickt wird. Planen Sie also auch die Postlaufzeit ein.

So bereiten Sie den Auftrag vor

  • Scannen Sie alle Seiten vollständig und gut lesbar ein
  • Nennen Sie die Behörde, für die die Übersetzung bestimmt ist
  • Legen Sie eine Passkopie für die Schreibweise der Namen bei
  • Klären Sie vorab, ob die Apostille bereits vorhanden ist
  • Fragen Sie, ob Sie zusätzliche beglaubigte Exemplare brauchen

Ukrainische Urkunden und neue Anforderungen

Für Familien aus der Ukraine hat sich in den letzten Jahren viel verändert. Viele Behörden haben ihre Abläufe angepasst, verlangen aber weiterhin übersetzte Urkunden, etwa für die Anmeldung beim Bürgeramt, für Kindergeld oder für die Anerkennung von Abschlüssen. Ukrainische Geburtsurkunden enthalten oft Angaben in Ukrainisch und Russisch, ältere Dokumente stammen manchmal noch aus Sowjetzeiten. Ein spezialisierter Dienst für Übersetzung Ukrainisch Deutsch kennt diese Besonderheiten und weiß, welche Angaben deutsche Ämter besonders genau prüfen. Das spart Zeit in einer ohnehin belastenden Situation.

Ein kleines Dokument mit großer Wirkung

Die Geburtsurkunde ist die Grundlage vieler weiterer Verfahren. Wenn ihre Übersetzung von Anfang an stimmt, laufen auch Heirat, Einbürgerung oder Familiennachzug reibungsloser. Ein qualifizierter, vereidigter Übersetzer spart Ihnen Rückfragen, Wartezeiten und zusätzliche Kosten. Das ist gut investiertes Geld in einem Prozess, der ohnehin oft genug Geduld verlangt.